Nicht schon wieder ein Meeting …

Sie stehen auf der Liste der Zeitfresser ganz oben: Meetings gehören zu den ungeliebten Stiefkindern im Job . Rund 15 Prozent unserer Zeit verbringen wir durchschnittlich in Besprechungen. Im mittleren Management steigt der Anteil auf 35 Prozent und das obere Management wird sogar in der Hälfte der Arbeitszeit nicht außerhalb von Konferenzräumen gesichtet. Bedauerlicherweise bedeutet das nicht, dass dort besonders viel erreicht würde – im Gegenteil. Führungskräfte schätzen, dass knapp zwei Drittel der gemeinsam verbrachten Stunden ineffektiv genutzt wurden. Dabei sind sie eigentlich ein hervorragendes Mittel, um viele Ideen zu entwickeln und sie gemeinsam zu realisieren. Dafür sollten Organisator und Teilnehmer zusammen an einem Strang ziehen.

Hand aufs Herz: Ist jedes Meeting nötig?

Die Antwort lautet eindeutig: Nein! Vieles lässt sich auch auf anderem Wege klären. Oft genug werden beispielsweise Besprechungen einberufen, um Teammitglieder zu briefen. Das Problem: Das ist eine willkommene Einladung, völlig unstrukturiert an das Thema heranzugehen und auf klare Aussagen zu verzichten. Schließlich setzt ein Meeting auf Dialog und betont den kooperativen Charakter eines Projekts. Eine Besprechung ist meist nicht nötig, um für eine gemeinsamen Aufgabe Folgendes zu klären

  • Projekt- Eckdaten,
  • Inhalte und
  • Zielsetzung

Das verpflichtet den Project-Owner, sich strukturiert über Wichtiges Gedanken zu machen und schafft einen gemeinsamen sicheren Informationsstand. Und dann heißt es: Einfach machen!

Auch die Informations-Recherche verlangt nicht unbedingt nach einem Zusammentreffen aller Beteiligten. Möchte beispielsweise ein Projektmanager die wesentlichen Einflussfaktoren für eine bevorstehende Strategieänderung aus verschiedenen Unternehmensbereichen abfragen, geht das auch per Mail. In einem weiteren Schritt wird dann ein Bild aus den einzelnen Antworten zusammengeführt. Das hat den Vorteil, dass auch eher stille Teammitglieder mit ihren Themen gleichberechtigt wahrgenommen werden.

Und dann sind da noch die Meetings, die inhaltlich durchaus angebracht sind – zu denen aber einfach die falschen Teilnehmer eingeladen wurden. Oder die in zähfließenden Gesprächen enden, in denen die Hälfte der Beteiligten den Kampf gegen die Sauerstoffarmut und Langeweile aufgegeben hat – und sich in einen dösigen Dauerschlaf verabschiedet. Ganz ehrlich: Auch solche Meetings sind völlig unnötig.

Aber manchmal ist es doch sehr wertvoll, sich zu treffen!

Meetings können aber sehr gut

  • Vertrauen schaffen,
  • Spirit stiften und
  • Teams zusammenschweißen

All das funktioniert besser, wenn sich die Beteiligten live und in Farbe begegnen. Auf Augenhöhe oder zumindest von Angesicht zu Angesicht treten die Teammitglieder aus der Anonymität heraus, die in großen Gruppen entstehen kann. Gleiches gilt für Kick-off-Meetings, in denen sich die Mitglieder eventuell zum ersten Mal kennenlernen. Der Blickkontakt schafft Verbindlichkeit. Wenn man im Anschluss noch die Notizen aller auswertet und zusammenführt, erreicht man ein sehr verbindliches Ergebnis: Eine gemeinsame Verpflichtung auf die Ziele des Projekts, an der alle mitgearbeitet haben – zum Beispiel über Inkspace, die Wacom-Cloud.

Geht es also darum, ein Team auf ein Ziel einzuschwören, setzt man auf die motivierende Wirkung und Gruppendynamik: Ist das Treffen gut aufgesetzt, versammelt der Moderator alle Mitarbeiter an dem berühmten Strang, an dem alle ziehen. So entsteht ein gemeinsamer Ausgangspunkt für das weitere Vorgehen. Für Projekte, die der Bottom-Up-Logik folgen, ist das essentiell. Denn sie ermöglichen es den Teilnehmern, sich mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung einzubringen und sie in gemeinsamen Ideen weiterzuentwickeln.

Gleiches gilt, wenn die Meinungen und Positionen der Beteiligten erkennbar unterschiedlich sind. Auch dann führt fast kein Weg an einem Meeting vorbei. Denn um alle mit auf den Weg zu nehmen, müssen selbst verborgene Botschaften wahrgenommen werden. Sie vermitteln sich über die reinen Fakten hinaus in Gestik, Mimik und Körperhaltung der Meeting-Teilnehmer. Und das sind Informationen, die für den Verlauf einer Diskussion durchaus relevant sind. Weiß man sie einzuordnen und berücksichtigt man die Haltung der Teilnehmer, kann ein Meeting sehr fruchtbar sein.

Um den Ertrag solch produktiver Meetings zu sichern, sollten die Ergebnisse pointiert und strukturiert festgehalten werden. Zum Beispiel mit Hilfe des Smartpad von Bamboo. Die handschriftlichen Notizen werden einfach nach dem Termin digitalisiert und über ein Online-Tool teamintern ausgetauscht und ergänzt. Dieses Vorgehen vereint die Vorteile von Meetings und Brainwritings.

Ob Meetings nun tatsächlich größtenteils überflüssig sind oder effektiv genutzt werden, um ein Thema schnell und effektiv voranzutreiben, haben die Teilnehmer zum Teil selbst in der Hand. Welche Haltung dafür hilfreich ist und wie Regeln aussehen könnten, die alle miteinander vereinbaren, beschreiben wir in einigen der folgenden Blogbeiträgen. Vieles liegt  aber auch in der Hand des Organisators. Wer einlädt, bestimmt die Runde und setzt die Rahmenbedingungen. Wie man das erfolgreich gestaltet, auch das wird Thema der kommenden Beiträge.

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