Des réunions efficaces, concentrées et productives

Synthèse : La notion d’attention est désormais un sujet dans les entreprises : l’intérêt est d’aider les collaborateurs à mieux se concentrer et à couper court aux distractions, pour pouvoir travailler de manière plus productive. Il s’avère cependant difficile de concilier ce besoin avec la culture des réunions de l’entreprise : les collaborateurs ont en effet pris l’habitude d’apporter smartphone et ordinateurs portables avec eux en réunion… Ce qui a un impact sur leur capacité de concentration et l’efficacité de réunions qui visent parfois à développer de nouvelles idées. Comment améliorer la situation ? Renforcer la capacité d’attention des personnes contribuerait-elle à rendre les réunions plus efficaces ? Qu’y gagnerions-nous ?

Des réunions efficaces, concentrées et productives

« Simplifiez-vous la vie », « Ralentissez »… La tendance à la simplification est perceptible depuis plusieurs années déjà. Elle se veut une réponse à un quotidien de plus en plus complexe, où règnent les injonctions à être multitâche et disponible 24 heures sur 24. La capacité d’attention joue aussi un rôle : pour prévenir le burnout émotionnel ou créatif, de plus en plus de personnes cherchent à se recentrer sur le présent (du moins en partie). L’objectif : prendre conscience de ce que nous faisons ou de ce qui se passe précisément dans notre environnement, sans nous laisser divertir par des pensées sur ce qui s’est passé ou ce qui pourrait se passer. Le jugement n’a pas de place dans ces nouvelles pratiques.

En résumé : il s’agit d’apprendre à travailler sa concentration et à rejeter toutes les sources de distraction en toute conscience, pour développer et poursuivre de nouvelles idées. Plusieurs éléments sont pertinents à mettre en place dans le monde professionnel. L’attention favorise la productivité dans toutes les situations nécessitant de faire émerger des idées et de se concentrer sur un exercice spécifique. Des entreprises testent déjà de nouvelles pratiques pour la favoriser, notamment en bannissant les téléphones et ordinateurs portables dans les réunions, pour obliger les participants à se concentrer sur le thème abordé et accroître leur productivité.

Les coûts de la dispersion

La majorité des employés passent plus d’un tiers de leur temps de travail dans des réunions. Il n’est donc pas surprenant qu’une grande partie d’entre eux avoue s’occuper avec d’autres activités pendant ces mêmes réunions : cela va de la consultation de leurs e-mails à celle de leur agenda, pour connaître la suite de leur programme. Le fait que ces activités les divertissent des sujets de la réunion et rendent la discussion ou l’échange d’idées plus difficiles inutilement tombe sous le sens. Leur productivité en pâtit, ce qui coûte du temps mais aussi de l’argent à l’entreprise : la perte financière due aux réunions inutiles ou inefficaces est évaluée à 37 milliards de dollars aux États-Unis.

Certaines entreprises réagissent en imposant des règles strictes pour les réunions : interdiction du multitâche, des smartphones, des ordinateurs portables. Autant de règles destinées à favoriser une meilleure concentration, donc une meilleure collaboration pour créer de nouvelles idées et résoudre des problèmes. Cette approche est plutôt bien acceptée par la majeure partie des collaborateurs, qui témoignent de meilleurs échanges avec leurs collègues, de délais d’exécution raccourcis et même d’un nombre de réunions réduit en conséquence.

Laisser de la place aux idées

A quoi ressemble une réunion efficace dans ce contexte ? En règle générale, tout élément superflu ou compliqué est éliminé pour laisser la place à des outils traditionnels : flipchart, post-its, tableau blanc, blocs-notes et crayons sont prêts à servir pour noter des idées et permettre l’élaboration collective de solutions. Dans le même temps, différents outils favorisent la créativité : les participants peuvent directement esquisser, voire dessiner les idées, pour expliciter les connexions. Ceux qui écrivent beaucoup à la main ou dessinent mémorisent mieux. Il est plus facile de retenir des contenus écrits à la main que ceux tapés sur un clavier d’ordinateur. C’est un avantage inestimable quand la réunion porte sur des thèmes complexes.

Numérique, mais exempt de distractions

Beaucoup d’arguments parlent en faveur de réunions exemptes de distractions sans appareils numériques, sauf un : comment partager les idées créées et développées une fois la réunion terminée ? Comment sauvegarder les résultats de la réunion pour continuer de les développer ensuite ? Certains outils permettent d’associer les avantages des notes manuscrites et des fichiers numériques : c’est le cas des smartpads Bamboo. Il suffit à l’utilisateur de créer directement ses notes, diagrammes ou dessins au crayon sur une feuille de papier (couchée sur le smartpad), avant d’appuyer sur un bouton pour enregistrer son travail au format numérique. Il peut ainsi enregistrer jusqu’à 100 pages en local sur un smartpad Bamboo, avant de les transférer, via une tablette ou un smartphone, vers des services Cloud, pour les rendre accessibles depuis n’importe quel périphérique. L’application Bamboo Paper permet également de modifier, classer ou envoyer les fichiers créés. En créant un compte sur le service Inkspace, il est même possible de convertir ses notes manuscrites en texte numérique ou ses dessins en graphiques vectoriels modifiables. Résultat : une deuxième vie pour vos notes !

Développer des idées en chemin

Les Bamboo Slate et Bamboo Folio combinent la méthode de transcription des idées sur papier et la technologie numérique pour permettre la sauvegarde et le partage des idées. Les deux sont disponibles en deux tailles, A4 et A5. Contrairement au Bamboo Slate, le Bamboo Folio est équipé d’un porte-document dans lequel vous pouvez ranger un smartphone ou une tablette. Les deux appareils offrent une bonne autonomie, si bien qu’ils sont toujours prêts à enregistrer vos bonnes idées où que vous soyez, au bureau, à la maison ou en déplacement.

Conclusion :
se comporter en pleine conscience au quotidien semble plus difficile que ça ne l’est. Il s’agit de commencer par des petits pas, en renonçant par exemple au multitâche. Et en se concentrant sur une chose à la fois, que ce soit la cuisine, le travail ou une réunion. La deuxième étape peut être de réduire les outils et appareils numériques au strict minimum, pour laisser la place à l’émergence des idées. Ces nouvelles habitudes ne transformeront pas votre vie du tout au tout, mais elles vous aideront peut-être à atteindre plus d’objectifs en moins de temps sur le long terme, pour gagner en efficacité… Avec moins de stress.

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