Le monde est une scène : Sept types de réunion et leur mode d’emploi

Vous gérez une réunion en tant qu’organisateur et modérateur : à vous d’exploiter les différences et les forces de vos collègues pour donner vie à de nouvelles idées. Voici des conseils pour gérer au mieux les différents profils :

Le distracteur
Il détient des informations importantes, mais est incapable d’aller à l’essentiel. Pour aborder le sujet, il remonte d’abord à ses origines, ne laissant de côté aucun des aspects qui ne vous intéressent pas directement, comme ses expériences personnelles.
Que faire ?
Il s’agit de prévoir une marge de temps pour gérer ces profils. Demandez les points de l’ordre du jour, ce qui est important pour la progression du sujet, et notez-le. Si cela est possible, indiquez au distracteur au préalable que vous disposez de peu de temps pour atteindre un résultat. Le cas échéant, vous pouvez lui proposer de partager son expertise avec vous en amont de la réunion, au cours d’un briefing pendant lequel vous pourrez enregistrer par écrit les points les plus importants. Vous pourrez alors discuter ensemble de ce qui doit être mis en avant au moment de la réunion. Et si certains thèmes dévient du sujet de la réunion tout en étant importants, fixez un autre rendez-vous pour ces thèmes.

Le sceptique
Le sceptique commente systématiquement la moindre idée, et le moindre détail peut être source de problèmes à ses yeux. Sa réplique la plus courante : « Oui, mais… » Sans même le savoir, il est souvent le complice du distracteur. C’est non seulement nuisible au bon déroulement de la réunion, mais aussi à l’atmosphère au sein de l’équipe.
Que faire ?
Il peut être utile de définir des règles claires pour la réunion, de les noter et de les rappeler à l’ensemble de l’équipe. Autres mesures possibles : ne pas commenter les idées, les noter pour les évaluer à un moment ultérieur. Pourquoi ne pas recourir à une méthode créative classique ? La méthode la plus adaptée dans ce contexte est celle dite « du poirier », qui consiste à inverser la question : « À quoi ressemble une solution qui ne fonctionne pas du tout ? » Inversez ensuite les réponses et enregistrez-les par écrit.

Le répéteur
Alors que vous vous apprêtez à aborder un sujet important dans la réunion, le répéteur se met à récapituler ce qui s’est dit auparavant : il n’a aucune idée, mais il souhaite apparaître comme un collaborateur précieux aux yeux du chef. Si son plan marche, il n’a aucune raison de ne pas poursuivre cette stratégie sur le long terme.
Que faire ?
Identifiez la situation. Remerciez le répéteur pour sa synthèse, mais précisez que la réflexion doit aller plus loin. Une méthode plus élégante consiste à nommer le répéteur en tant que responsable du procès-verbal au début de la réunion. Confiez-lui un Smartpad Bamboo : il sera heureux de disposer d’un appareil aussi intelligent à cette occasion.

L’éternel retardataire
Il n’arrive quasiment jamais à l’heure aux réunions, parce qu’il est très important et très occupé. C’est du moins ce qu’il aimerait que tout le monde pense. En réalité, il est très mal organisé, et cela se reflète dans ses prises de parole : non seulement il n’est pas préparé, mais de plus il répète tout ce qui s’est dit avant son arrivée. Une vraie perte de temps.
Que faire ?
Si la situation le permet, faites-lui vivre les conséquences de son manque de ponctualité : fermer la porte et ne laissez plus rentrer personne après le début de la réunion – naturellement, vous aurez averti les participants de ces règles de ponctualité par écrit avant la réunion. Si son absence risque de nuire à la collaboration, accueillez-le avec les mots suivants : « Bienvenue ! Veuillez prendre place. Nous allons maintenant faire une rapide synthèse pour toutes celles et ceux qui sont arrivés en retard ». Vous ferez d’une pierre deux coups, en demandant au répéteur de passer en revue ses notes.

Le stressé
Encore plus que les autres participants à la réunion, le stressé manque de temps. Il est au moins aussi occupé que l’éternel retardataire, et il vous le fait savoir à la moindre occasion, par des roulements des yeux et des gestes nerveux, ainsi que par ses tentatives d’abréger la discussion en regardant sa montre précisément lorsque celle-ci devient productive.
Que faire ?
Le stressé est si important qu’il n’a pas de temps à consacrer au sujet ? Alors faites de ce sujet le sien : donnez-lui la responsabilité de la réunion. Il fera en sorte que le sceptique, le distracteur et le répéteur ne gaspillent pas trop de temps. Il importe de discuter en amont avec lui de l’objectif de la réunion, et de lui indiquer clairement que la direction évaluera ses résultats.

Le réservé
À tort ou à raison, le réservé ne se manifeste jamais sur le sujet. La seule réaction qu’on peut lui soutirer est un hochement de tête de confirmation. Ce qui est appréciable lors d’une conférence devient mauvais lorsque des impulsions importantes sont attendues.
Que faire ?
Impossible de faire du réservé une bête de scène, mais vous pouvez l’aider à s’exprimer un peu plus. Il est important de bien le préparer aux questions qui seront posées pendant la réunion : en effet, en cas de doute, il ne prendra la parole qu’à condition de pouvoir faire des déclarations imparables. Et si cela est au-dessus de ses forces, proposez-lui de prendre les notes. Avec un Smartpad Bamboo, il pourra s’intégrer dans le déroulement de la discussion.

Le geek
Sans ses appareils électroniques, vous n’obtiendrez rien de lui : il ne se déplace jamais sans son ordinateur et son téléphone portables. Contrairement aux androïdes, il ne peut se concentrer sur rien d’autre que ses appareils de communication : il lui est donc impossible de se concentrer en temps réel sur la discussion en cours. Il n’a rien à apporter à la discussion.
Que faire ?
Seules des règles claires peuvent aider dans ce contexte : ordinateurs et téléphone portables doivent être désactivés pour toute la durée de la réunion. Le mieux est de ne pas les autoriser dans la salle de réunion. Les arguments jouent en votre faveur : la diversion ne pourrait que contribuer à prolonger la durée de la réunion au-delà du temps nécessaire. Si le geek prétend pour sa défense n’être là que pour prendre des notes, donnez lui un Smartpad Bamboo Il pourra alors se consacrer entièrement au sujet, tout en donnant libre cours à sa passion pour les appareils.

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