Astuce

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Comment qualifiez-vous votre gestion du temps ?

Photo the owner of Wildfang -- Emma Mcilroy.

Rapide, chaotique, perfectionniste ? À chaque personnalité sa méthode.

Du régime alimentaire au sport, tout est une question de type. Au lieu de chercher la méthode universelle de gestion de votre temps, nous vous conseillons de vous intéresser à votre mode de fonctionnement avant de déterminer celles qui vous conviennent. Vous obtiendrez de bien meilleurs résultats.

Qu’en est-il dans le domaine de la gestion du temps ? Y a-t-il aussi des types de gestion du temps qui vous aideront mieux que d’autres ? Connaître son propre tempérament est utile en termes de gestion du temps : il s’agit de perdre moins d’énergie à appliquer des méthodes qui ne sont pas adaptées, pour vous concentrer sur vos forces. En mettant en place une bonne gestion du temps, vous pourrez aussi vous ménager un espace propice au développement de nouvelles idées, dans une journée dans laquelle vous n’aviez précédemment que peu de marge de manœuvre.

Peut-on, une fois son type de fonctionnement identifié, déterminer les outils de gestion de temps qui nous conviendront le mieux ? Faisons le test. Peut-être vous reconnaîtrez-vous dans la liste des types suivants (basique) :

Le « pressé » – Le pied sur la pédale d’accélérateur

Ses caractéristiques :
Pour lui, la rapidité vaut mieux que la minutie, et cette stratégie est d’ailleurs payante dans de nombreuses situations. Après tout, d’après le principe de Pareto, 80 % des résultats sont le fruit de 20 % des efforts. Même si ce ratio est un peu différent dans les faits (70:30 ou 65:35, par exemple), le pressé fait sien ce principe et cherche à obtenir plus avec moins de son temps.

Les méthodes de gestion du temps qui lui conviennent :
La méthode de gestion du temps la plus efficace du pressé est celle de la définition des priorités. En définissant ses priorités, il saura précisément sur quelles tâches il doit se concentrer. Il ne faut cependant pas attendre de lui qu’il prenne du temps pour opérer cette sélection. Définir les détails par écrit ? Remplir des tableaux ? Ce ne sont pas des tâches pour lui ! En revanche, il pourra être pertinent pour lui d’instaurer une tâche routinière de cinq minutes chaque matin, au cours de laquelle il établira sa liste de priorités parmi les tâches du jour.

Si le pressé travaille en équipe, les choses seront différentes. Dans ce cas, il est impératif de définir des plannings clairs, en concertation avec l’ensemble des membres de l’équipe, ce qui permettra de faire taire les fausses attentes du pressé (« Demain ? Je pensais que nous le ferions tout de suite ! ») et de lui éviter d’avoir le sentiment de devoir tout faire tout seul.

Ses outils :
Comme il ne perd pas de temps à créer des listes et des notes, le pressé a en général une très bonne mémoire. Une formation pour l’entretien de sa mémoire peut aussi être un bon investissement. Deuxième outil utile : un bloc-notes ou un smartpad Bamboo, sur lequel il pourra noter rapidement et à la main les tâches restant à accomplir, les dates d’échéance des projets, et ses éventuelles idées et remarques.

Le pressé appréciera le smartpad Bamboo pour sa capacité à numériser ses notes manuelles, qu’il pourra ensuite partager avec ses partenaires ou collègues. En effet, il n’a aucun temps à consacrer à saisir du texte et souhaite avant tout que l’équipe fonctionne de manière fluide. Il travaillera donc plus efficacement avec un outil en ligne, à condition bien sûr d’avoir pris le temps nécessaire pour se familiariser avec cet outil. Comme il a toujours son smartphone sur lui, il devra pouvoir accéder à ses applications, données de contact et heures de rendez-vous directement dessus.

Le chaotique – Se laisse facilement divertir

Ses caractéristiques :
Le chaos et la créativité, deux faces de la même pièce ? Cela n’est vrai que dans des conditions particulières. Pour faire émerger de nouvelles idées, les experts conseillent plutôt d’avoir un espace de travail bien ordonné. La plupart des chaotiques cherchent à se discipliner en mettant en place une gestion du temps. Des règles claires, pour mettre plus d’ordre dans leur quotidien. Si cela est vrai, le chaotique éprouve cependant des difficultés à respecter les règles. Et plus les règles sont rigides, plus cela lui est difficile. Que faire ?

Les méthodes de gestion du temps qui lui conviennent :
Les mots-clés sont : autogestion et motivation. Pour se concentrer plutôt que s’éparpiller, et parvenir à respecter les délais, le chaotique a besoin d’être motivé par un système de récompense et peu contraignant.

Se ménager des plages de travail sans distraction, sans e-mail et sans navigateur Internet, sera une méthode intéressante pour lui. Le chaotique pourra ensuite se récompenser avec des pauses programmées, au cours desquelles il sortira de manière consciente du travail – en réalisant des jeux de mots créatifs ou des exercices de recherche d’idées par exemple. Si le chaotique a tendance à repousser les échéances, il pourra être pertinent d’établir des listes de priorités et de découper les grandes tâches en petites actions.

Ses outils :
Ces outils doivent être aussi simples que possible et lui laisser peu d’opportunités de se disperser. Sur PC, les e-mails et les navigateurs Internet sont des sources de dispersions. Une bonne idée consiste à définir des créneaux fixes pendant lesquels répondre aux e-mails.

Le chaotique pourra aussi utiliser un bloc-notes ou un smartpad pour noter et faire des listes de tâches auxquelles il pourra accéder à tout moment. S’il participe à des projets collaboratifs, il pourra partager les notes prises sur un smartpad Bamboo au format numérique, via le service Cloud Inkspace.

Parce que le chaotique a besoin et aime le changement, des petits exercices créatifs pourront aussi lui être utiles (création de mots ou jeux d’association avec une image). L’usage d’un smarphones aura plutôt un effet contre-productif.

Le perfectionniste – A besoin d’une pause

Ses caractéristiques :
Personne n’est aussi rapide que lui pour rédiger listes et plannings. Le perfectionniste aime réfléchir les choses dans les moindres détails et travailler de manière systématique. Il s’intéresse aux méthodes de gestion de travail comme à des moyens de mieux contrôler tous les détails et de ne rien oublier.

Les méthodes de gestion du temps qui lui conviennent :
Les méthodes courantes d’organisation personnelle – (liste de tâches, plannings, et même les matrices de priorité) – conviennent parfaitement au perfectionniste, car elles lui permettent de savoir à tout moment ce qu’il a à faire précisément. Le risque cependant est qu’il se surcharge : lorsque même les tâches non urgentes et non importantes doivent être faites par la même personne, il ne lui reste guère de temps libre pour se détendre et prendre des pauses. C’est pourquoi le perfectionniste a tout à gagner à planifier des pauses, à déléguer et à renoncer à certaines tâches.

Ses outils :
Outils en ligne, tableurs Excel ou listes de tâches : le perfectionniste apprécie tous ces outils, car ils lui permettent de toujours avoir une vue d’ensemble. Ses outils de travail doivent répondre à sa passion pour l’ordre et le travail systématique ; ils sont généralement numériques. Les smartphones, ordinateurs portables et smartpads faciliteront l’organisation de sa prise de notes, de sa planification et de sa recherche d’idées.

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